В письме должна быть шапка с логотипом и названием НКО; Первый фрагмент текста (краткое описание) – коротко и ясно о том, о чём письмо. Именно эти 1- 2 предложения будут отображаться в почтовом ящике сразу после заголовка; Текст-приветствие – если письмо адресное, а не циркулярное (см. ниже). Основной текст письма – то, о чём вы хотите рассказать своему подписчику; Завершающий текст письма – с призывом к действию (здесь должна быть «кнопка», например, «хочу помочь») или с благодарностью за уделённое внимание; Контакты – телефоны, адрес электронной почты и ссылки на профили в соцсетях; Ссылка для отписки от рассылки (это опция должна быть обязательна, хоть многим и не хочется её добавлять).

Как правило, рассылка у НКО бывает разных видов: Транзакционное письмо. Письмо, которое направляется пользователю в ответ на его действия на сайте. Например, пользователь зарегистрировался на ваше мероприятие. Если он ещё найдёт в своём почтовом ящике письмо с напоминанием, датой, временем и адресом, то шансы, что он придёт, значительно увеличатся. Анонс (или информационное письмо). Это письма, которые сообщают о событии, новости (глобальной или локальной) или мероприятии. В таких письмах следует уделять внимание самой информации и завершать текстовую часть релевантным призывом к действию. Это может быть приглашение пользователя подтвердить своё участие в предстоящем мероприятии или поделиться с друзьями хорошей новостью. Рекламное (фандрайзинговое) письмо. Это такой вид письма, которое обычно призвано осуществить прямые «продажи». Это срочные просьбы и акции. С этой категорией писем стоит работать особенно тщательно, слишком агрессивные просьбы увеличивают процент нажатий на кнопку «СПАМ», отписки и общее негативное отношение к проекту. Золотое правило e-mail-рассылки: 1 письмо - 1 тема. Рассказывать обо всех событиях вашей НКО в одном письме не стоит. Лучше отправьте несколько писем по разным поводам.

Именно заголовок отображается у адресатов в почте при получении письма. Придумывать его нужно таким, чтобы получатель заинтересовался и открыл письмо, а не отправил его в корзину или спам.

Не пишите в теле письма слишком много текста. Люди не любят длинные рассылки, и никто не читает их до конца. Если есть необходимость разослать длинный информационный текст, используйте функцию «вложения» в письмо. Либо укажите ссылки, по которым можно прочесть текст, в полном варианте (сайт, соцсети). В самом же теле письма кратко изложите суть отправляемого длинного текста. Упростите текст и сделайте его максимально информативным – можно со схемами и другими графическими элементами. Чтобы почтовые роботы не сочли ваше письмо спамом, не используйте в тексте письма восклицательные знаки, КАПСЛОК и слова- «триггеры», такие как «подарок», «прямо сейчас», «бесплатно», «жми/скачай», «акция», «недорого» и пр.. Соблюдайте все стандарты HTML: не переносите текст напрямую из Word – в коде отправленного письма будут ошибки. Не вставляйте чрезмерное количество изображений – спам-фильтры это не любят.

С адресным письмом всё более менее понятно: одно письмо - одному получателю. При отсылке циркулярного письма не вставляйте в адресную строку всех своих подписчиков. Есть более продвинутый способ – вставлять всех в «скрытую копию». В таком случае при получении письма других чужих адресов видно не будет. Либо используете специальные рассылочные сервера.

Их несколько. Есть платные версии и бесплатные. Mailchimp Самый популярный и самый используемый сервис e-mail рассылки и бизнесменов и у НКО. Ограничения бесплатной версии: до 2 000 адресов в базе и до 12000 писем в месяц. SendPulse Второй по популярности сервис. Ограничения бесплатной версии: до 2500 адресов в базе и до 15000 писем в месяц. SendSay Считается надёжным сервисом. Подойдёт очень небольшой НКО с маленькой аудиторией подписчиков. Ограничения бесплатной версии: до 200 адресов в базе и до 1000 писем в месяц. Sendinblue Простой и комфортный сервис. Отсутствуют ограничения по адресам в бесплатной версии. UniSender Сервис российского производства. Множество функций и удобный интерфейс. Но очень маленькое допустимое число подписчиков в бесплатной версии: до 100 адресов в базе и до 1500 писем в месяц.