Чек-лист Работа со спикерами во время онлайн-мероприятий
Главная / Чек-лист Работа со спикерами во время онлайн-мероприятий
Центр ГРАНИ всегда проводил множество мероприятий в формате онлайн, и мы знаем, насколько бывает непросто учесть все содержательные аспекты события и сочетать их с дистанционным участием спикеров.
А кроме этого в голове необходимо держать все технические нюансы.
Решили поделиться своим опытом и предлагаем вам чек-лист по сопровождению онлайн-спикеров на различных мероприятиях. Его использование позволит не упустить важных моментов и провести событие на достойном уровне.
0%
Предварительная подготовка. Что посоветовать спикеру?
Посоветуйте спикеру подключиться к мероприятию заранее.
Лучше за 10-15 минут
Пользоваться проводным интернетом или подсесть ближе к роутеру.
Это повлияет на качество связи во время мероприятия.
Использовать гарнитуру или наушники.
Участники будут хорошо слышать выступающего, а спикер сможет четко слышать вопросы и комментарии.
Заранее выбрать локацию, откуда спикер выходит в трансляцию.
Место с хорошим фронтальным освещением (источник света должен находиться перед спикеров. Плохой вариант, когда спикер сидит сидит спиной к окну).
Убедится, что в помещении достаточно тихо.
Нет громко работающих бытовых приборов, с улицы не слышно шум транспорта и т.д.
Предупредить окружающих о выступлении в онлайн, чтобы они по возможности не шумели в это время.
Предварительная подготовка. Информация для спикера.
Составьте для ваших спикеров подробную инструкцию о том, как будет проходить их выступление.
Включите в нее советы, перечисленные выше.
Заранее создайте и отправьте спикеру ссылку для входа на площадку.
Если необходимо, составьте подробную инструкцию о том, как это сделать. Стоит учитывать разный уровень компьютерной грамотности экспертов на площадках, а также наличие разнообразных онлайн-площадок, у каждой из которых есть свои технические особенности, которые стоит прописать.
Сообщите время и точную формулировку темы, которую спикер представляет на площадке.
Опишите регламент выступления.
Время начала и конца выступления, формат.
Это может быть лекция, интервью, дискуссия, а также важно уточнить количество времени для ответов на вопросы и т.д.
Заранее запросите презентацию
и прочие материалы, которые спикер будет использовать во время выступления.
Сообщите контакты ответственного за техническую составляющую на площадке.
Если это не вы, напишите спикеру ФИО и варианты оперативной связи с контактным лицом (мессенджеры, телефон, аккаунт в социальных сетях).
Помните, что со стороны организаторов во время мероприятия на площадке всегда должен присутствовать сотрудник.
Он будет помогать спикерам решить технические сложности и отвечать на возникающие вопросы.
Соберите всю необходимую информацию в одном письме и отправьте его спикеру.
Заранее уточните, будет ли вестить запись мероприятии и где потом будет распространяться контент.
Убедитесь, что спикер получил информацию от вас.
Оставайтесь на связи.
У спикера всегда могут возникнуть дополнительные вопросы по содержательной или технической части выступления.
Работа со спикером во время онлайн-события.
Спикер должен быть на онлайн-площадке заранее.
Проверьте качество картинки и звука.
Также важно протестировать, запускаются ли материалы, которые спикер использует в своем выступлении (презентация, фото, видео и т.д.)
Определитесь, кто работает с этими материалами.
Спикер может листать слайды презентации, запускать медиа-контент самостоятельно или делегировать это вам.
Еще раз обговорите формат и регламент выступления.
Следите за выступлением спикера от начала и до конца.
Во время выступления может произойти технический сбой, ухудшится качество интернет-связи, у спикера могут возникнуть иные технические сложности.
Следите за реакцией участников события.
Проверяйте чат (если он есть на площадке, которую вы используете для мероприятия). Участники могут писать о качестве звука и картинки, задавать вопросы.
После выступления.
Поблагодарите спикера за участие в вашем мероприятии.
Отправьте спикеру вопросы, комментарии и благодарности от участников.
Отправьте спикеру ссылки на видео/аудиозаписи выступления.
Сообщите спикеру, где будут опубликованы записи его выступления.
Если формат мероприятия и предварительные договоренности это предполагали.