Чек лист: Готовы ли вы к общему офису (совместной аренде)
Главная / Все решения / Инструменты развития делового партнёрства НКО / Чек лист: Готовы ли вы к общему офису (совместной аренде)
Можно использовать вдвоём/втроём с будущими «соседями».
Отвечайте честно: чем больше «да», тем выше готовность.
Как интерпретировать:
Если «да» по большинству пунктов (особенно в блоках 2, 3, 5) — вы реально готовы обсуждать общий офис и имеет смысл переходить к расчётам и переговорам.
Если много «нет» в блоках доверия, процессов и культуры — стоит начать с более лёгких форм шеринга: общие мероприятия, разовые аренды, обмен залом/техникой.
Совместный офис — это не только про экономию, но и про культуру. Если вы не готовы жить вместе в бытовом смысле, лучше начать с более мягких форм кооперации.
0%
1. Ресурсы и финансы
Мы понимаем текущие расходы на офис и админку (аренда, коммуналка, интернет, уборка, охрана, бухгалтерия).
Мы готовы показать эти цифры партнёрам, чтобы вместе посчитать экономию.
У нас есть хотя бы базовый сценарий расчёта: «сколько будет стоить общий офис для каждого».
Мы готовы фиксировать деньги на бумаге: кто сколько платит, в какие сроки, что входит.
2. Партнёры и доверие
Мы уже знаем потенциальных партнёров по общему офису (и это не случайные люди с улицы).
У нас есть положительный опыт хотя бы небольшой кооперации с ними (совместные мероприятия, проекты, обмен ресурсами).
Мы доверяем друг другу настолько, чтобы открыть часть внутренней кухни (режим работы, документы, финансы).
Мы можем открыто обсуждать не только миссию, но и деньги, бытовые вопросы, конфликты.
3. Процессы и использование пространства
Мы понимаем, зачем нам общий офис: только экономия или ещё и общие проекты, точка входа, статус.
Примерно ясно, как часто и как именно каждая НКО будет пользоваться офисом (график, форматы, приём посетителей).
Мы готовы договориться о правилах пользования общими зонами: кухня, переговорка, склад, приёмная.
Мы готовы ввести простые регламенты: кто бронирует зал, кто встречает людей, кто отвечает за ключи и доступ.
4. Команда и культура
В командах нет жёсткого сопротивления идее совместного офиса («мы хотим только свой домик»).
Мы готовы, что сотрудники и волонтёры будут пересекаться, пользоваться общими ресурсами и просто видеть друг друга каждый день.
У нас схожий или совместимый стиль работы (по шуму, режиму, отношению к порядку).
Мы готовы обсуждать бытовые мелочи (кто моет кружки, где стоят вещи, что считается «нормальным уровнем бардака»).
5. Юридические и организационные моменты
Мы понимаем, на кого будет оформлен договор аренды (одна НКО или, например, ассоциация).
Мы готовы заключить внутреннее соглашение между НКО: как делим расходы, кто за что отвечает, как принимаем решения.
Мы готовы продумать, как оформить общие сервисы (бухгалтерию, охрану, интернет): на кого договор, кто платит, кто контролирует.
Мы обсудили, что делать при выходе одного из участников: как он выходит, что будет с офисом и расходами.
6. Видимость и позиционирование
Мы обсудили, как будет выглядеть вход: общая табличка, несколько логотипов, единый бренд?
Мы понимаем, как будем называть офис в коммуникациях: центр, хаб, просто адрес?
Мы готовы делиться офисом как общей площадкой для мероприятий, а не «чья-то территория, куда остальных пустили».
Мы понимаем, как будем рассказывать донорам/властям: это наш совместный инфраструктурный ресурс, а не «аренда ради экономии».