Чек-лист. Как провести онлайн-встречу эффективно

1.Вводная информация в начале встречи.

1.1 Важно в начале встречи еще раз обозначить ее цель, круг участников, план работы и результаты, которых вы хотите достичь по итогу.

1.2 Помните о тайминге.

Ознакомьте коллег с планом. Старайтесь по ходу встречи придерживаться своего «тайминга».

1.3 Если видите, что обсуждение затягивается, нужно свернуть дискуссию.

Как вариант, предложить отдельно собраться по данному вопросу по причине его особой важности.

2. Дайте слово каждому участнику.

2.1 Важно, чтобы высказался каждый участник события.

Достаточно короткого сообщения от каждого. Вы можете спросить, сталкивались ли участники с темой, которая обозначена в вебинаре, попросить поделиться своим опытом. Или просто поинтересоваться важными профессиональными событиями за прошедшую неделю. Это поможет сразу включить участников в процесс.

2.2 Этот пункт применим, если речь о встречах с относительно небольшим числом участников.

Естественно, вебинар на 100 человек не предполагает устного включения каждого. Для коммуникации с участниками в этом случае можно использовать другие форматы: формы обратной связи, онлайн-голосования, работа на онлайн-досках и т.д.

3. Используйте чат для обратной связи.

Во время совещания можно использовать чат для обратной связи, небольших опросов, дабы не забивать эфир голосовыми комментариями. Однако следите, чтоб совещание не перешло в чат – не упустите внимание аудитории. Участники могут увлечься перепиской и выключиться из повестки.

4. Предупредите о том, что молчание = согласие.

Предупредите собеседников, что их молчание в обсуждении вариантов действий по важным вопросам будет автоматически трактоваться как согласие с решением, предложенным ведущим. Не имеет значения, промолчал ли сотрудник, кивнул или отвлекся на важный звонок и выпал из дискуссии.

5. Говорите отчетливо и громко.

Держите темп речи медленнее, чем при обычном разговоре. В рамках публичных выступлений мы неосознанно ускоряемся, потому есть смысл искусственно себя притормозить, чтоб говорить естественно и убедительно. Речитатив уместен на рэп-баттлах.

6. Избегайте вязких споров и повышенных тонов.

Даже если вы на 100% правы, даже если вы в итоге одержали победу в споре, ваш имидж неминуемо пострадает, когда рабочая встреча превратится в базарную ругань. Мягко, но уверенно продемонстрируйте, что совещание ведется именно вами и, в конечном итоге, вы определяете, что и как долго будет обсуждаться в отведенное время. При этом не рекомендуется слепо идти по плану. Если при обсуждении аудитория наткнулась на важный вопрос, имеющий отношение к теме, не нужно отметать его в сторону, как не входящий в первоначальный план совещания. Вы ведь заложили запас времени на форс-мажоры?

7. Визуальный контакт.

При наличии «картинки» эффект от мероприятия будет гораздо выше.

7.1 Перед совещанием убедитесь, что у всех участников есть веб-камеры

7.2 Заранее предупредите, что вы планируете использовать двустороннюю видеосвязь.

8. Диалог.

Помимо очевидных плюсов, это поможет участникам понять, что во время вебинара обратиться могут к каждому, и не будут отвлекаться во время встречи.

8.1 Вовлекайте участников в диалог.

8.2 задавайте вопросы адресно участнику встречи, чье мнение будет интересно вам и вашим коллегам.

9. Используйте me-we-us метод.

Используйте me-we-us метод Этот метод подходит для масштабных презентаций, когда сложно вовлечь большую аудиторию в дискуссию. Для первого обсуждения лучше выбрать ведущих из числа опытных сотрудников, задав планку для работы в группах. При последующих сессиях обязательно миксуйте команды и назначайте новых модераторов.

9.1 Разделите сотрудников на несколько групп по 3-7 человек, чтобы каждый мог участвовать в обсуждении.

Дискуссии проводятся параллельно, в разных «виртуальных комнатах». Во время параллельных обсуждений у вас есть возможность подключаться к группам. Таким образом, вы убеждаетесь, что дискуссия идет в нужном направлении, все члены команды активны, и при необходимости вносите корректировки или пояснения в процесс.

9.2 «Расшаривайте» электронные документы, которые можно редактировать в совместном доступе.

В этом случае участники видят активность других команд в общем тексте, что мотивирует к более активным действиям.

9.3 Модераторы должны рассказать о результатах работы в “виртуальных комнатах” после параллельных обсуждений.

Обязательное правило: включение камеры модераторами во время выступления.

10. Кросс-функциональные обсуждения.

В группу для обсуждения по возможности включайте участников с разным опытом, работающих в разных сферах и направлениях. Так процесс разбора вопроса будет интереснее, а выводы – качественнее.

11. Фиксируйте принятые решения в процессе совещания.

11.1 Сразу составлять календарный план действий с указанием ответственных лиц.

Этот план после завершения встречи необходимо отправить непосредственным участникам, а также сотрудникам, обозначенным в плане в качестве исполнителей, и другим заинтересованным лицам.

11.2 Зафиксированные результаты в формате онлайн-документов должны быть защищены от редактирования, чтобы никто из имеющих к ним доступ не мог менять сроки и исполнителей по задачам.

12. Важные моменты в завершении встречи.

12.1 Определите дату следующей встречи или серии встреч, если подобные обсуждения должны происходить на регулярной основе.

12.2 Дайте возможность участникам поделиться своими выводами, впечатлениями о встрече и планами работы в направлении, стоящем на повестке дня.

12.3 Последнее слово остается за ведущим, который подводит общий итог встречи, подчеркивает ключевые моменты, благодарит участников за активную работу и обозначает направление дальнейшего движения по данной теме.