Чек-лист «Основные требования, предъявляемые к деловым письмам»
Главная / Все решения / Конструктор по информационному сопровождению и продвижению деятельности организации и проектов / Чек-лист «Основные требования, предъявляемые к деловым письмам»
Некоммерческие организации, как и другие, должны соблюдать правила деловой переписки, в т.ч. органами власти, чтобы они были адекватно восприняты и чтобы на них были получены ответы. Для этого нужно иметь в виду как требования соответствующего ГОСТа по оформлению документов, так и правила и этикет деловой переписки. Этот чек-лист призван помочь НКО подготовить деловое письмо, соблюдая основные правила.
При подготовке данного материала использовался ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»).
0%
Общие рекомендации по подготовке деловых писем (содержательные параметры)
Текст письма чёток и понятен для восприятия.
Используются короткие предложения; избегаются непонятные и сложные слова, термины, профессионализмы, излишняя эмоциональность (выбирается нейтральный тон). Текст не содержит ошибок.
Письмо посвящено только одному вопросу.
Нецелесообразно включать в письмо сразу несколько вопросов, лучше по каждому вопросу подготовить отдельные письма.
Текст письма состоит из основных частей:
- причины, основания для
обращения;
- выводы, просьбы,
предложения, рекомендации;
- заключительная фраза,
формулировка вежливости.
Все части письма должны быть взаимосвязаны, соотноситься друг с другом. При необходимости для обоснования приводятся факты, цифры.
Общие рекомендации по подготовке деловых писем (технические параметры)
Письмо содержит 1-1,5 страницы.
Номер страницы при одностраничном варианте не ставят, если же письмо получилось более 1 страницы, то вторую и последующие страницы нумеруют (номера страниц проставляют посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа).
Возможно оформление писем на лицевой и оборотной стороне листа, при этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
Использован свободно распространяемый бесплатный шрифт – Times New Roman, Arial и т.п., кегль № 12-14, межстрочный интервал – 1-1,5, абзацный отступ – 1,25 см.
(возможно использование блочного варианта оформления, с соответствующими интервалами между блоками письма).
Шрифт должен быть насыщенным и контрастировать с бумагой. При оформлении таблиц в тексте письма может быть использован шрифт меньших размеров.
Текст письма выровнен по ширине листа.
При необходимости устанавливают переносы слов, чтобы обеспечить равномерное интервальное разделение между словами.
Использован стандартный формат бумаги: А4 (210х297 мм.) или А5 (148х210 мм.) и соблюдены поля:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Бумага должна быть белой или светлых тонов
Бланк письма содержит следующие реквизиты:
- эмблема НКО (если есть);
- наименование НКО;
- справочные данные об НКО;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (если применимо);
- адресат;
- заголовок к тексту (если необходимо и текст письма превышает 4-5 строк).
Изображение эмблемы, разработанной и утверждённой в установленном порядке, размещается обычно посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами НКО, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
Наименование НКО должно соответствовать наименованию юридического лица, закреплённому в его уставе, под наименованием (в скобках) указывается сокращённое наименование НКО, если оно предусмотрено уставом.
Справочные данные об НКО включают почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, а также могут содержать ОКПО, ОГРН, ИНН и КПП.
Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе, записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов: арабскими цифрами, разделёнными точкой: 09.01.2020 или словесно-цифровым способом (9 января 2020 г.).
Регистрационный номер документа содержит цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемой номенклатурой дел).
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который НКО даёт ответ.
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо. Адресат проставляется в верхней правой части документа. При адресовании документа руководителю организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица:
Министру природных ресурсов Фамилия И.О. При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращённое наименование в именительном падеже: Министерство природных ресурсов.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в адресате указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения:
Министерство природных ресурсов, Общественная приёмная Минприроды, При адресовании письма руководителю структурного, подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, Фамилию И.О.:
Министерство природных ресурсов
Руководителю Общественной приёмной Минприроды
Фамилия И.О.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина: г-ну (г-же) Фамилия И.О.
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщённо: Председателям районных советов ветеранов.
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в адресате в скобках указывается: «(по списку)»:
Председателям районных советов ветеранов (по списку).
В одном документе не должно быть более четырёх адресатов.
Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщённо. Адресат может содержать почтовый адрес:
Министерство природных ресурсов и экологии РФ
Большая Грузинская ул., д. 4/6,
Москва, 125993
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются:
фамилия инициалы, почтовый адрес:
Фамилия И.О.
Волоколамская ул., д. 199, кв. 129,
г. Салехард, 629000
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса):
Центральная районная библиотека N-ского района
mail@biblio.ru
Заголовок к тексту содержит краткое содержание документа, формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»), оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.
Оформление текста письма, подписи, печати, приложений, отметки об исполнителе
Текст письма содержит: - вступительное обращение; - непосредственно текст; - заключительная этикетная фраза.
Вступительное обращение может содержать:
- должность: Уважаемый господин Председатель!
- фамилию: Уважаемый господин Иванов!
- имя, отчество: Уважаемый Иван Иванович!
- общее обращение: Уважаемые коллеги!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
Тест содержит формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим предоставить...»);
- от третьего лица единственного числа («организация считает возможным...»).
Могут употребляться только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. При употреблении фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
Подпись включает: - наименование должности лица, подписывающего документ; - собственноручная подпись; - расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Заключительная этикетная фраза может выглядеть как:
«С уважением», «С благодарностью» и т.п.
Подпись одного лица оформляется следующим образом:
Директор Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:
Директор Подпись И.О. Фамилия
Координатор направления «…» Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне:
Координатор направления «1…» Подпись И.О. Фамилия
Координатор направления «2…» Подпись И.О. Фамилия
Печать включает непосредственно оттиск печати НКО.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на письмах, связанных с финансовыми средствами (в т.ч. на гарантийных письмах), а также на письмах, предусматривающих заверение подлинности подписи печатью (например, при оформлении совместных писем, подписанных руководителями нескольких организаций). Печать не должна захватывать подпись.
Отметка о приложении (если применимо) содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к письму.
Отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
- если приложение названо в тексте:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. - если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:
Приложение: 1. Информация о работе НКО на 3 л. в 1 экз.
2. Справка о благополучателях на 2 л. в 1 экз.
- если приложение (приложения) сброшюрованы:
Приложение:
Отчёт о деятельности НКО в 2019 году в 2 экз.
- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
Приложение:
Информация о деятельности НКО и приложения к ней, всего на 5 л.
- если приложением является обособленный электронный
носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
Приложение: CD в 1 экз.
При этом на конверте, в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
Отметка об исполнителе (если применимо) включает: - фамилию, имя и отчество исполнителя; - номер его телефона. Может быть дополнена: - наименование должности; - электронный адрес.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, – на оборотной стороне внизу слева:
Иванов Иван Иванович, координатор направления «…»,
+7 (111) 222-22-22, ivanovii@mail.com
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.