Чек-лист «Как выходим из проекта?»
Что обычно остаётся в НКО после окончания проекта: кучи бумаг
(бухгалтерских, управленческих, содержательных), информация о проекте и его
мероприятиях, материалы на жёстких дисках компьютеров, подборка литературы и
публикаций по теме, оргтехника, люди (сотрудники, активисты, благополучатели).
Каждой организации необходимо понять, что из результатов проекта может
быть использовано в будущем. Этот чек-лист содержит основные результаты
действий сотрудников (координатора проекта, руководителя организации), которые
необходимо провести в организации.
0%
1. Сформированы пакеты документов:
Пакет отчётных документов, который вы заполняли для грантодателя по содержательной и финансовой частям проекта
Пакет документов для организации дискуссионных мероприятий по проекту (афиши, приглашения, пресс-релизы, списки регистрации, листы обратной связи и пр.);
Пакет документов для организации семинаров и конференций в рамках проекта (приглашения, программы, пресс-релизы, списки, шаблоны брошюр и пр.)
пакет документов для работы с органами власти в рамках данного проекта (письма, обращения, документы для подготовки совещаний и рабочих групп и пр.)
Пакет документов для работы с целевой аудиторией проекта (клиентами, благополучателями)
Пакет документов для работы со СМИ в рамках данного проекта (формы пресс-релизов, материалы для организации пресс- конференций, пресс-пакеты и пр.);
2. Собраны краткие пояснения (комментарии) как заполнять тот или иной документ (в первую очередь речь идёт об отчётной документации для донора), принцип заполнения которого неочевиден
3. Зафиксированы сложные (неочевидные или принципиально отличные от традиционно использующихся в вашей организации) процедур, которые использовались в делопроизводстве проекта
4. Собраны шаблоны
Шаблоны оформления презентаций в PowerPoint (цветовая гамма, графическое оформление, шрифт, размер заголовков и основного текста, фотографии, звуковой ряд и пр.);
Шаблоны оформления деловой документации: официальных писем, обращений, заявлений, конвертов и пр. (в том числе, в каких случаях используется бланк организации)
Шаблоны оформления информационных материалов и изданий: буклетов, листовок, афиш, брошюр, книг, дисков и пр.
Шаблоны оформления материалов для прессы (пресс-пакетов)
5. Собран перечень смысловых и лингвистических конструкций, касающихся содержания проекта, которые использовались в медийном пространстве и презентационных целях
Собран перечень смысловых и лингвистических конструкций, касающихся содержания проекта, которые использовались в медийном пространстве и презентационных целях
7. Отдельно должна храниться (и обновляться по итогам каждого проекта) «База данных СМИ региона» (с указанием дня выпуска для газет, и времени выхода информационных программ – для ТВ)
8. Собрана база данных экспертов, в которой, помимо формальных данных, необходимо предусмотреть место для размещения резюме конкретного эксперта, а также информации о компетенциях каждого эксперта (особенности подходов, позиций, специализацию и пр.)
9. Собраны и описаны партнеры союзников, «группы поддержки», с указанием роли и позиции каждого в конкретном проекте
10. Описаны истории успехов
11. Описаны ситуации, результат которых вас не устраивает, но «это поучительно», или «это следует иметь в виду», или «это нужно помнить на будущее» и пр.
12. Описаны кейсы партнёров по теме проекта
13. Собраны и проанализированы записки сотрудников и аналитиков
14. Собраны сводные таблицы, содержащие количественную и качественную информацию о реализации проекта
15. Собраны материалы по прошедшим в рамках проекта мероприятиям
16. Собраны материалы по подготовленным в рамках проекта изданиям
18. Сохранен текст проекта
19. Сохранен текст содержательного отчёта с приложениями
20. Собраны и проанализированы таблицы финансового отчёта
21. Собраны и проанализированы таблицы финансового отчёта
22. Собраны публикации по теме, которой был посвящён проект
23. Статистическая информация из открытых источников по теме вашего проекта
что люди думают о…,
как относятся к…,
чем поддерживают… и т. д.
24. Проанализирована информация из специально проводившихся опросов (если такие были) какой-то партнёрской организацией или силами ваших сотрудников
25. Сведена и проанализирована статистика обращений
если проект подразумевал консультирование какой-то группы населения
26. Проанализировано общее количество появившихся публикаций о проекте в СМИ
из них, содержательно качественных____
из них в изданиях, которые не являются традиционными для вашей организации____
27. Проанализировано общее количество проведённых в рамках проекта мероприятий
лекций, семинаров, круглых столов, экспертных обсуждений, дискуссий, тренингов и пр)
28. Проанализировано общее количество участников мероприятий: открытых дискуссионных, закрытых, просветительских, мастер-классов и пр.
из них постоянных___
новых____
также можно выделить статистику по социальным группам и прочим категориям.
29. Проанализировано общее количество благополучателей:
физических лиц и организаций (кому вы чем-то помогли)
30. Описаны функциональные обязанности персонала проекта по направлениям деятельности
31. Сохранен текст проекта и пояснительные материалы к нему (комментарии)
32. Собраны материалы, повествующие о теме проекта (объясняющие постановку проблемы и выбранные способы действий)
33. Собраны формы документов, необходимых для заполнения сотрудниками проекта
34. Собраны оперативные записки и заметки, сделанные сотрудниками и экспертами к какому-то событию или мероприятию
35. Создана подборка или сохранены тематические публикации в СМИ о реализации проекта
36. Отсканированы и сохранены благодарственные письма от людей и организаций, которым вы чем-то помогли;
37. Обработаны и сохранены «заметки на полях», которые делались по ходу проекта
38. Обработаны и сохранены неформальные материалы проектных совещаний
39. Собраны неформальные описания правил и традиций, связанных с реализованным проектом