Чек-лист как составть публичный отчет о деятельности НКО
Главная / Все решения / Конструктор по информационному сопровождению и продвижению деятельности организации и проектов / Чек-лист как составть публичный отчет о деятельности НКО
Открытое и честное информирование это не только правило хорошего тона для любой организации, но также возможность привлечь новых сторонников и партнеров, структурировано рассказать, чем вы занимаетесь и насколько успешно это делаете. Кроме того, сегодня многие грантовые конкурсы предполагают повышенные баллы за наличие публичных отчетов о своей деятельности.
Мы в Центре ГРАНИ ставим и более тонкие задачи и каждый год с помощью публичного отчёта пытаемся переопределить жизнь организации, взглянуть на траектории нашего развития с нового ракурса, и, конечно, рассказать о проделанной работе, не боясь экспериментировать с форматами, что позволяет нам регулярно занимать высокие места например в конкурсе публичных отчетов среди НКО “Точка отсчета”.
Обратите внимание, сколько пунктов необходимо закрыть, прежде чем приступить непосредственно к формированию публичного отчета.
0%
Общие вопросы
Ведется план и календарь событий, где сотрудники являются организаторами или участниками.
Это позволит обработать и выделить значимые события, не забыв, когда точно они состоялись
В бухгалтерии ведется статистика доходов и расходов по отдельным направлениям
В дальнейшем эти данные можно очень удобно опубликовать в виде круговой диаграммы
Зафиксировано стратегическое видение развития и деятельности организации (определены миссия, цели и задачи организации).
В публичном отчете важно показать последовательность действий в направлении собственных целей и миссии.
Ведется информационное сопровождение деятельности в социальных сетях и/или на сайте организации.
Это позволяет расставлять в отчете ссылки с подробной информацией о проектах и мероприятиях, и облегчает составление отчета
В организации есть фотограф или каждое событие сопровождается фотосъемкой.
Систематическая съемка событий организации позволит насытить отчет визуальной составляющей
Имеется фирменный стиль или хотя бы логотип организации.
Это упростит задачи дизайнеру по оформлению отчета и повысит его узнаваемость
Имеются настроенные каналы дистрибуции информации о деятельности организации (сайт, фирменные аккаунты в социальных сетях).
Это позволит сделать ваш отчет доступным для широкой аудитории
Есть четкое понимание структуры организации и ключевых направлений работы или набора услуг, на которых вы специализируетесь.
Это позволит упорядочить отчет и проинформировать читателей о механизме принятия решений в организации.
Подготовка отчета
Выбран ключевой исполнитель внутри организации или во вне
Хорошо, если координацию подготовки отчета возьмет на себя один человек, а сам публичный отчет станет полноценным проектом организации, в реализацию которого могут быть вовлечены разные специалисты (офис-менеджер, специалисты по коммуникациям, дизайнер, бухгалтер, юрист, руководители, но уже, например, в качестве спикеров).
Есть понимание для кого вы готовите отчет (партнеры, журналисты, грантодатели, горожане, контролирующие органы и т.д.)
Невозможно сделать один отчет для всех, поэтому некоторые благотворительные фонды и другие НКО практикуют формирование отдельных отчетов по каждому проекту или для отдельных субъектов или конкретных лиц, принимающих решения. В любом случае ограничьтесь двумя-тремя целевыми группами.
Определен формат будущего отчета: лендинг, PDF-версия, полиграфическая печать, видеоролик, набор карт, схем, карточек и т.д.
Не бойтесь экспериментировать с форматами, но и не переусердствуйте с креативом, все должно быть ясно, понятно и легко читаемо. Сейчас есть немало возможностей для бесплатной работы со всевозможными макетами на электронных платформах в том числе бесплатно и с готовыми шаблонами. Например, у платформы по созданию лендингов Tilda Publishing или у кросс-платформенного сервиса для графического дизайна Canva есть специальные условия для НКО.
Продумайте структуру отчета.
Хорошо, если в этом примут участие разные специалисты в том числе и со стороны (например дизайнер), тем самым вы получите и внешнюю оценку доступности представленных материалов и сделаете ее максимально удобной для выбранной аудитории.
Работа над отдельными блоками отчета по содержанию или по характеру информации распределена между командой.
Обратите внимание на шаблоны для сбора данных, которые должны быть привязаны к выбранной структуре отчета. Например, вы пошли по пути описания результатов по отдельным направлениям или проектам. В качестве шаблона описания выбрали пункты о географии проекта, команде, ключевых показателях (аудитория, участники, продукты и т.д.) и прочее. В этом случае один человек может собирать данные по одному проекту или же по нескольким проектам, но по одному из пунктов шаблона.
Установлены сроки сбора данных.
Перед выгрузкой/версткой данных в макет все тексты прочитаны, цифры проверены и внесены соответствующие правки.
Не стоит экономить время на перепроверке данных, проверке орфографии и пунктуации, можно поручить это тем, кто отвечал за конкретный проект или человеку, не вовлеченному в работу над отчетом, который сможет посмотреть на все “сверху” не замыленным взглядом.
Все включенные в работу сотрудники посмотрели мастер-макет, внесли фактологические правки. Скорректирован итоговый дизайн-макет (цвета, иконки, шрифты, размеры, объемы, пропорции и т.п.).
Сразу договоритесь с дизайнером (особенно, если это человек со стороны), что после верстки в макет могут быть внесены очередные правки. Но помните, что радикально менять концепцию и макет здесь уже поздно.
Итоговая версия отчета тестируется еще раз, если все в порядке, то она готовится к публикации.
Проверьте все кнопки функции, ссылки, картинки и т.д.
Выбрано оптимальное время и площадка для публикации отчета (придуман яркий пост с просьбой поделиться вашим отчетом).
Посмотрите статистику своих ресурсов, определите, в какое время отчет посмотрит наибольшее число людей.
Отчет разослан партнерам по почте со словами благодарности за совместную работу.
Отчет размещен на видном месте на корпоративном сайте или помещен в специальный раздел с отчетами или раздел, где вы обычно размещаете другую важную информацию.
Это может существенно повысить ваши баллы на различных грантовых конкурсах.
Отчет отправлен на конкурс публичных отчетов.
Среди НКО наиболее масштабным конкурсом является “Точка отсчета”, заявки на участие в котором принимаются осенью.